Retourbeleid en Annulering

Laatst bijgewerkt: 26 december 2025

1. Algemene informatie

Bestmal levert professionele IT-consultancy diensten. Aangezien onze diensten bestaan uit op maat gemaakte adviezen en implementaties, is het traditionele retourrecht zoals dat geldt voor fysieke producten niet van toepassing. Dit beleid legt uit hoe wij omgaan met annuleringen en onze tevredenheidsgarantie.

2. Herroepingsrecht

Voor zakelijke dienstverlening geldt volgens Nederlandse wetgeving geen wettelijk herroepingsrecht. Echter, we begrijpen dat omstandigheden kunnen veranderen en hanteren daarom een flexibel annuleringsbeleid zoals hieronder beschreven.

3. Annuleringsvoorwaarden

Annuleringen moeten schriftelijk worden aangevraagd via e-mail of per post. Uw annuleringsverzoek moet de volgende informatie bevatten:

Uw volledige naam en contactgegevens
Projectnummer of referentienummer (indien van toepassing)
Datum van de oorspronkelijke overeenkomst
Reden voor annulering
Gewenste datum van annulering

Annuleringen worden alleen geaccepteerd wanneer ze voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in dit beleid.

4. Annulering voor aanvang van het project

Als u een project wenst te annuleren voordat wij met de werkzaamheden zijn begonnen:

Annulering meer dan 14 dagen voor geplande start: geen kosten
Annulering 7-14 dagen voor geplande start: 25% van het projectbedrag
Annulering minder dan 7 dagen voor geplande start: 50% van het projectbedrag

Deze kosten dekken de administratieve werkzaamheden en reservering van capaciteit.

5. Annulering tijdens lopend project

Indien u een lopend consultancy project wenst te beëindigen:

U dient schriftelijk op te zeggen met een opzegtermijn van 30 dagen
Alle tot dan toe verrichte werkzaamheden worden gefactureerd
Reeds betaalde bedragen voor toekomstige werkzaamheden worden terugbetaald
Eventuele kosten voor externe leveranciers blijven voor uw rekening

6. Annuleringstermijnen

De termijnen voor annulering zijn als volgt:

Meer dan 14 dagen voor geplande start: Volledige annulering zonder kosten
7-14 dagen voor geplande start: 25% van het projectbedrag wordt in rekening gebracht
Minder dan 7 dagen voor geplande start: 50% van het projectbedrag wordt in rekening gebracht
Tijdens lopend project: 30 dagen opzegtermijn, alle verrichte werkzaamheden worden gefactureerd

De annuleringstermijn begint op de dag dat wij uw schriftelijke annuleringsverzoek hebben ontvangen.

7. Onze tevredenheidsgarantie

We staan volledig achter de kwaliteit van onze IT-consultancy diensten. Indien u niet tevreden bent met onze dienstverlening:

Neem binnen 7 dagen contact met ons op om uw bezwaren kenbaar te maken
We plannen een gesprek om uw zorgen te bespreken en mogelijke oplossingen te verkennen
Indien nodig passen we onze aanpak aan of stellen we alternatieve consultants beschikbaar
In uitzonderlijke gevallen kunnen we overeenkomen het project te beëindigen zonder aanvullende kosten

8. Terugbetalingsprocedure

Eventuele terugbetalingen worden verwerkt volgens de volgende procedure:

Na ontvangst van uw schriftelijke annuleringsverzoek beoordelen we uw verzoek binnen 5 werkdagen
U ontvangt een bevestiging van ontvangst en beoordeling van uw verzoek
Indien goedgekeurd, wordt de terugbetaling binnen 14 werkdagen verwerkt
Terugbetalingen worden gedaan naar dezelfde rekening waarvan de oorspronkelijke betaling is ontvangen
U ontvangt een bevestiging zodra de terugbetaling is verwerkt

Het terugbetaalde bedrag is exclusief eventuele kosten die al zijn gemaakt voor externe leveranciers, reeds verrichte werkzaamheden, of administratiekosten zoals beschreven in de annuleringsvoorwaarden.

9. Kosten bij annulering en teruglevering

Aangezien we IT-consultancy diensten leveren en geen fysieke producten, zijn er geen kosten voor teruglevering van toepassing. Echter kunnen de volgende kosten in rekening worden gebracht bij annulering:

Administratiekosten: Bij annulering binnen 7 dagen voor geplande start kunnen administratiekosten worden doorberekend
Reeds verrichte werkzaamheden: Alle werkzaamheden die al zijn uitgevoerd worden volledig gefactureerd
Externe leveranciers: Kosten voor softwarelicenties, tools of diensten van derden die al zijn besteld of geactiveerd blijven voor uw rekening
Reserveringskosten: Bij late annulering kunnen kosten voor gereserveerde capaciteit in rekening worden gebracht

Deze kosten worden afgetrokken van eventuele terugbetalingen.

10. Niet-annuleerbare diensten

De volgende diensten of onderdelen kunnen niet worden geannuleerd of zijn onderworpen aan specifieke voorwaarden:

Reeds geleverde consultancy diensten: Werkzaamheden die al zijn voltooid en opgeleverd kunnen niet worden geannuleerd
Softwarelicenties: Licenties die al zijn geactiveerd of geïnstalleerd vallen onder de voorwaarden van de softwareleverancier
Externe diensten: Diensten van derden die al zijn geactiveerd of besteld kunnen niet worden geannuleerd via ons
Gepersonaliseerde deliverables: Op maat gemaakte rapporten, documentatie of adviezen die specifiek voor uw project zijn ontwikkeld
Trainingen en workshops: Trainingen die al hebben plaatsgevonden kunnen niet worden geannuleerd

Voor deze diensten gelden de specifieke voorwaarden zoals overeengekomen in de projectovereenkomst.

11. Gedetailleerd annuleringsproces

Het volledige proces voor annulering verloopt als volgt:

Annuleringsverzoek: Dien uw schriftelijke annuleringsverzoek in via e-mail of post met alle benodigde informatie
Bevestiging ontvangst: Binnen 2 werkdagen ontvangt u een bevestiging dat uw verzoek is ontvangen
Beoordeling: We beoordelen uw verzoek binnen 5 werkdagen en controleren de status van het project
Berekening kosten: We berekenen eventuele kosten die in rekening worden gebracht volgens de annuleringsvoorwaarden
Bevestiging annulering: U ontvangt een schriftelijke bevestiging van de annulering met details over eventuele kosten en terugbetalingen
Terugbetaling: Indien van toepassing, wordt de terugbetaling binnen 14 werkdagen verwerkt
Afronding: U ontvangt een definitieve bevestiging zodra alle processen zijn afgerond

Gedurende dit proces blijven we beschikbaar voor vragen en kunnen we indien nodig een gesprek plannen om de situatie te bespreken.

12. Softwarelicenties en externe diensten

Voor door ons bemiddelde softwarelicenties of diensten van derden gelden de voorwaarden van de betreffende leverancier. Deze vallen niet onder ons retourbeleid. We adviseren u altijd over de voorwaarden voordat u dergelijke verplichtingen aangaat.

13. Klachtenprocedure

Heeft u een klacht over onze dienstverlening? We nemen klachten serieus en volgen deze procedure:

Dien uw klacht schriftelijk in via e-mail of per post
Binnen 5 werkdagen ontvangt u een ontvangstbevestiging
We onderzoeken uw klacht zorgvuldig en nemen binnen 14 werkdagen contact met u op
We streven naar een minnelijke oplossing die voor beide partijen acceptabel is

14. Gefaseerde projecten

Bij projecten die in fases worden uitgevoerd:

Elke fase wordt beschouwd als een afzonderlijk onderdeel
Na oplevering van een fase kunt u besluiten volgende fases niet door te laten gaan
Afgeronde fases worden volledig gefactureerd
Voor niet-gestarte fases gelden geen kosten

15. Force majeure en uitzonderlijke omstandigheden

Bij overmacht of uitzonderlijke omstandigheden die maken dat u of wij niet aan de verplichtingen kunnen voldoen, zoeken we samen naar een passende oplossing. Dit kan inhouden het opschorten of beëindigen van het project zonder aanvullende kosten.

16. Wijzigingen in dit beleid

We behouden ons het recht voor dit retourbeleid te wijzigen. Wijzigingen worden alleen van toepassing op nieuwe overeenkomsten en niet op reeds lopende projecten.

17. Contact

Voor vragen over annulering, terugbetaling of klachten kunt u contact met ons opnemen:

E-mail: partnerY3mxs9K1m
Telefoon: +31 88 000 9344
Adres: High Tech Campus 31, 5656 AE Eindhoven, Nederland